Spøgelsesmøder: når mødelokalet er booket, men står tomt

Du har sikkert prøvet det. Du skal bruge et mødelokale med kort varsel, men kalenderen viser, at alle rum er optaget. Da du går forbi, opdager du, at flere af dem står tomme. Fænomenet kaldes ofte spøgelsesmøder eller no-shows, og det er et af de mest almindelige irritationsmomenter på moderne arbejdspladser. Det er dog et problem, som med ret enkle midler kan gøres meget mindre.

Hvorfor opstår spøgelsesmøder?

Årsagerne er som regel ikke ond vilje, men travlhed og vaner. Et møde bliver flyttet til et andet tidspunkt, men den oprindelige booking bliver aldrig slettet. Et fast ugentligt møde bliver aflyst en enkelt uge, men ingen tænker på lokalet. Eller en medarbejder booker et rum for en sikkerheds skyld, hvis nu der skulle blive brug for det.

Hybridarbejdet har gjort problemet større. Når en del af teamet sidder hjemme, bliver flere møder holdt rent online, selvom der oprindeligt var booket et fysisk rum. Resultatet er, at lokalerne står tomme på papiret som optaget, mens kolleger, der faktisk er på kontoret, ikke kan finde et sted at mødes.

Problemet findes også på arbejdspladser, hvor booking af mødelokaler allerede foregår digitalt. Et system er nemlig kun så præcist som de bookinger, der bliver lagt ind, og hvis ingen sletter de møder, der ikke bliver til noget, viser kalenderen et forkert billede af virkeligheden.

Hvad koster de tomme lokaler?

Det kan lyde som en lille ting, men tomme bookinger har en reel pris. Medarbejdere spilder tid på at lede efter et ledigt rum, møder bliver holdt i kantinen eller på gangen, og frustrationen breder sig. Samtidig giver de falske bookinger et forkert billede af, hvor meget lokalerne bliver brugt. Ledelsen kan få indtryk af, at der mangler mødelokaler, selvom problemet i virkeligheden er, at de eksisterende ikke bliver brugt rigtigt.

Når en virksomhed overvejer at bygge om eller flytte, er det derfor vigtigt at have et realistisk billede af belægningen. Ellers risikerer man at betale for kvadratmeter, der ikke er brug for.

Sådan får du bugt med problemet

Der findes både tekniske og menneskelige løsninger, og de virker bedst sammen.

• Indfør check-in: Hvis ingen checker ind på skærmen ved lokalet inden for et fastsat tidsrum, bliver bookingen automatisk frigivet.
• Brug sensorer: Sensorer kan registrere, om der faktisk er nogen i rummet, og frigive lokalet, hvis det står tomt.
• Vis status ved døren: En skærm ved lokalet gør det tydeligt, om rummet er ledigt eller optaget, og hvem der har booket det.
• Lav klare regler: Aftal, hvor lang tid i forvejen man må booke, og hvornår en booking skal slettes.

Et digitalt system til booking af mødelokaler, der er koblet til den kalender, medarbejderne allerede bruger, gør det lettere at holde styr på det hele. Når en aflysning i kalenderen automatisk frigiver lokalet, forsvinder en stor del af spøgelsesmøderne helt af sig selv.

Husk også at fortælle medarbejderne, hvorfor reglerne bliver indført. Når de forstår, at formålet er at gøre det lettere for alle at finde et lokale, er de langt mere villige til at checke ind og slette bookinger, de ikke bruger.

Brug data til at blive klogere

Når man først har styr på, hvordan lokalerne bliver brugt, kan man begynde at stille bedre spørgsmål. Hvilke rum bliver brugt mest, og hvilke står tomme? Er der for mange store lokaler og for få små? Er der bestemte ugedage, hvor presset er størst?

Svarene kan bruges til at indrette kontoret bedre. Måske skal et stort mødelokale deles op i to mindre, eller måske skal et par stillerum laves om til små mødebokse. Det vigtigste er at basere beslutningerne på fakta frem for fornemmelser. Spøgelsesmøder er nemlig ikke kun et irritationsmoment, men også et signal om, at kontoret ikke helt passer til den måde, man arbejder på i dag. Tager man det signal alvorligt, kan man skabe en arbejdsplads, hvor det er nemt at finde et sted at mødes.